Senin, 11 April 2016

EKSPOR IMPOR TRANSAKSI ACCURATE


 Customer Accurate :

Pak Radit Saya Mempunyai kasus di perusahaan saya, saya Mempunyai Kantor Cabang di tempat lain sedangkan untuk Server penyimpanan database berada di server Surabaya, Accurate apakah bisa online secara real time transaksinya masuk ke server apabila saya menginput transaksi di cabang?  

 Radit :

Untuk permasalahan yang bapak hadapi mengenai apakah b ACCURATE bisa Online Secara real time transaksinya masuk ke server apabila menginput transaksi di cabang, bisa pak. akan tetapi untuk mengakomodasi transaksi online secara Real time membutuhkan bandwitch internet kuota yang besar dan harus memilki tower jaringan sendiri agar koneksi jaringan berjalan dengan baik & lancar, untuk memfasiltasi bagi client / pengguna Accurate yang belum bisa menyediakan bandwitch internet yang besar dan tower tersendiri dan transaksi di cabang tidak perlu menginput transaksi kembali di pusat Accurate,  Accounting Software menyediakan Fitur Export Impor Transaksi.

Contoh Ilustrasi

Jika data transaksi di database B Cabang B akan di Import kedalam database A Kantor Pusat A dan diakui sebagai Transaksi di Database A, maka Branch ID(ID cabang) Database B harus di List kan terlebih dahulu di List Branch ID Database A


Berikut ini transaksi-transaksi yang dapat diekspor dan diimpor dengan menggunakan Fitur Export Import Transaction ACCURATE Ver 5 :

l. Currency
7.   Sales Order
l3. Purchase Return
l9. Salesman
2. Item
8.   Delivery Order
l4. Vendor Payment
20. Commission Range
3. Account
9.   Sales Invoice
l5. Journal Voucher
2l. Selling Price Adjust
4. Customer
l0. Sales Return
l6. Other Deposit

5. Vendor
ll. Customer Receipt
l7. Other Payment

6. Tax
l2. Purchase Invoice
l8. Customer Type


Proses Ekspor Impor dapat dilakukan per transaksi atau sekelompok transaksi dan hanya dapat mengekspor data Insert dan Delete, tidak untuk kondisi Edit (Update), jadi data dalam kondisi insert atau edit, ACCURATE tetap mengganggap data tersebut adalah mode insdert saat diimport ke database lain.

Untuk menghindari Error pada saat pengeksporan data cabang ke pusat, Anda harus memastikan bahwa master data pusat dan cabang sama persis. Master data yang dimaksud disini seperti : Data Akun , Data Item dan Data Master lainnya.

Anda dapat membuat master data cabang dengan menduplikasi database pusat menggunakan fitur Create New Branch. Fitur Create New Branch secara otomatis akan membuatkan duplikasi data dari data utama dengan kiode cabang yang berbeda dan otomatis membuatkan data – data master seperti Item, Customer, Vendor, Tax, dll, sehingga data cabang siap untuk memulai penginputan transaksi.


Alur Proses Export – Import :


CABANG MENGEKSPOR TRANSAKSI-TRANSAKSI YANG DIINGINKAN UNTUK DIKIRIMKAN KE DATA UTAMA ( Pusat) MELALUI FORMULIR EXPORT IMPORT TRANSACTION.

Berikut langkah yang dapat Anda lakukan untuk mengekstract Database Cabang:

Klik menu utama File – Export Import Transaction






Filter tanggal pembuatan transaksi (Filter by Created Date) transaksi yang akan Anda eksport (extract). Tanggal pembuatan transaksi (created date) adalah tanggal penginputan transaksi di ACCURATE (sesuai dengan tanggal sistem).

Filter Tipe Data (Data Type) yang ingin Anda eksport (ekstrak). Filter Tipe Data (Data Type) terdiri dari:

Data Type       :

Original           :  Data yang dibuat di database itu sendiri

Imported         Data hasil import transaksi

Status            :

No Status        :  Data yang belum diexport

Exported         : Data yang sudah pernah diexport

Source Status

Inserted          :  Data dibuat

Delete :  Data dihapus

User Name   :  Filter nama-nama user yang melakukan pembuatan transaksi

Transaction Type : Filter transaksi mana saja yang ingin dimunculkan pada Daftar Transaksi.


Transaksi yang akan diexport sesuai dengan filter yang Anda buat akan secara otomatis
ditampilkan pada grid/detail Daftar Transaksi. Centang transaksi yang ingin Anda Export lalu klik
tombol Export Checked Data.

Ilustrasi Gambar :





Kita bisa memfilter transaksi apa saja yang ingin kitaekspor berdasarkan tanggal pembuatan, maupun
tanggal transaksi tersebut berada .Dengan melihat di kolom filter tanggal yang ada pada kiri atas
Memilih type transaksi yang akan di import, tidak semuatransaksi bisa diimpor. Anda bisa melihat dari kolom kiri bawah untuk mengetahui transaksi apa saja yang bisa di ekspor-impor

Jika transaksi belum berubah, kita bisa mengklik tombol perbaharui (refresh) atau tekan tombol f5

Setelah itu tinggal di centang transaksi apa saja yang ingin di eksport

Klik tombol ekstract data terpilih/Eksport (bisa dilihat pada Ilustrasi gambar dibawah ini ); lalu akan muncul kotak save as, dan simpan dalam bentuk typefile XML





PUSAT MENGIMPOR FILE XML DATABASE CABANG MELALUI FILE EKSTRACT IMPORT TRANSACTION


Agar Proses Import File XML Export dari data Data Cabang berhasil dilakukan, anda harus terlebih dahulu mendaftarkan ( Menambahkan ) Kode (ID) Database Cabang yang akan diimport pada Database Pusat

Kode Database adalah kode (ID) database yang secara otomatis dibuatkan oleh accurate pada saat pembuatan database baru. Kode ini secara otomatis dicantumkan di tab branch ID Form Company Info

Untuk melihat Branch ID klik Menu Setup(Persiapan) | Company Info(Informasi Perusahaan) | Klik Branch ID(ID Cabang) seperti gambar Berikut :








Input kan Kode Branch ID ( Database Cabang) di Database Pusat di Form Company Info seperti Gambar diatas

Setelah Menginputkan Kode database Cabang, Lakukan import file XML export database cabang  dengan cara :

1.Klik Menu File – Extract Import Transaction / Berkas – Eksport Import Transaksi :




2. Pada tampilan Export Import Transaction, Klik Tombol Import data, lalu pada Windows open pilih file  XML Database Cabang yang akan diimport lalu klik tombol open



3.Tunggu beberapa saat, ACCURATE akan melakukan Proses Import file XML Database Cabang.Setelah Proses Import Selesai dilakukan, Accurate Akan Menampilkan Pesan yang menginformasikan Jumlah data yang berhasi diimport dan jumlah data yang tidak berhasil (gagal)  Diimport, Berikut perhatikan gambar dibawah ini :








4.Klik Tombol OK, Proses Import File XML Database Cabang telah selesai dilakukan















Jumat, 08 April 2016

Input Uang Muka Pembelian di ACCURATE


Customer Accurate :  

Pak Radit Saya Pengguna Accurate Ver 5, Saya ada DP Pembelian ke Supplier.Bagaimana Penginputan dan Perlakuan di Accurate, mohon diberikan Petunjuk Cara Penginputannya.

Radit :
Untuk yang Bapak / Ibu Tanyakan Perihal Case diatas, Berikut Petunjuk  dan Langkah-

Langkahnya :

Dari Activities(Aktivitas) | Purchase(Pembelian) | Purchase Order(Pesanan Pembelian), Input pesanan pembelian seperti biasa dengan memilih Vendor dan Item-item yang dipesan berikut harga nya. Kemudian klik button Down Payment diatas.
Akan muncul Form Purchase Invoice(Faktur Pembelian) yang sudah ada isi item DP nya dengan Unit Price sebesar Total PO kita. Ganti Unit Price sebesar DP yang akan ditagihkan saja. Kemudian klik button Purchase Payment diatas. Hasil Jurnal Purchase Invoice tsb adalah Advanced Purchase(D) pada Hutang Dagang(K).

Ditampilan Purchase Payment, isi Cash/Bank dan tanggal sesuai tanggal pelunasan lalu Save&Close.; Ditampilan Faktur Pembelian dan PO juga kita Save&Close.; Hasil Jurnal Pelunasan DP Hutang Dagang(K) pada Cash/Bank(K).
Selesai untuk proses Pencatatan Pesanan Penjualan dengan DP.

4. Jika ada proses penerimaan barang sebelum terima faktur, mencatat penerimaan barang dari Activities | Purchase | Receive Item, Pilih Vendor lalu pilih option Select PO di samping nama Vendor tsb. Jurnal yang terjadi disini adalah Inventory(D) pada Unbilled Goods(K).

5. Untuk tagihan sisa nya, dari Activities | Purchase | Purchase Invoice, pilih Vendor lalu pilih Select PO disamping nama Vendor, pilih PO No yang kita buat di langkah 1 diatas, otomatis Item-item dari Pesanan akan muncul di Tab Item, dan DP PO sebagai nilai yang dipotong akan tampil di Tab Use DP. Save&Close;. Jika Select PO, jurnal yang terbentuk adalah Inventory(D) pada Hutang Dagang(K) dan Advanced Purchase(K).

Jika kita melalui langkah no.4 diatas, Di Purchase Invoice yang dibuat di langkah ke5 ini, kita pilih Select RI. Jika Select RI, jurnal yang terbentuk adalah Unbilled Goods(D) pada Hutang Dagang(K)dan Advanced Purchase(K). Sehingga Purchase Invoice tersebut akan terhutang sebesar sisanya yang sudah dipotong DP